Política de privacidade
1. FUNDAMENTAÇÃO E DISPOSIÇÕES GERAIS
1.1 Enquadramento
a. A presente política de privacidade, adiante designada por “Política", assenta no estabelecimento de um conjunto de regras, normas e princípios que visam regular o modo de tratamento, conservação e segurança dos dados pessoais recolhidos pela Lobito Atlantic Railway S.A “LAR” no âmbito das suas actividades, alinhado e adequado ao regime vigente sobre protecção de dados pessoais, mormente, à Constituição da República de Angola, à Lei da Protecção de Dados Pessoais - Lei n.º 22/11, de 17 de Junho, à Lei Geral do Trabalho - Lei n.º 12/23, de 27 de Dezembro, à Lei da Videovigilância - Lei n.º 2/20, de 22 de Janeiro, ao Regulamento da Lei da Videovigilância, aprovado pelo Decreto Presidencial n.º 308/21, de 21 de Dezembro e demais legislação especial sobre protecção de dados que, em cada circustância possa e deva ser aplicada.
1.2 Objecto
A presente Política visa divulgar a forma como os dados pessoais de todos os colaboradores, fornecedores, clientes e demais stakeholders, são recolhidos e tratados pela LAR.
1.3 Âmbito da Política
A presente Política abrange a recolha e tratamento de dados pessoais, automatizados ou não, efectuados pela LAR na esteira das relações com seus colaboradores, fornecedores de bens e/ou de serviços, clientes e demais stakeholders, quer a nível nacional quer a nível internacional.
1.4 Aprovação e Revisão da Política
a. A presente Política e quaisquer alterações futuras, serão aprovadas pelo Conselho de Administração da LAR, adiante designado por “CA”, sob proposta discutida em sede do Comité de Conformidade da LAR. O Departamento Jurídico e de Conformidade, adiante designado por “DJC” é o departamento responsável pela coordenação da revisão regular da Política, competido ao Presidente do Comité de Conformidade a apresentação das alterações ao referido Comité, e ao Secretário da C.A, a apresentação das propostas ao C.A para discussão e aprovação.
b. A Política deve ser revista sempre que necessário, de forma a garantir a respectiva actualização face a eventuais alterações, sejam elas de domínio legal ou resultantes da evolução do negócio da LAR.
2. TRATAMENTO E PROTECÇÃO DOS DADOS PESSOAIS
2.1 Dados Pessoais Tratados pela LAR
a. Os dados pessoais recolhidos e tratados pela LAR correspondem a qualquer informação, incluindo imagem e som, sobre uma pessoa singular, o que poderá incluir a identificação pessoal, os detalhes da vida privada, a morada, a profissão, qualquer filiação sindical ou a saúde, mas não se limitando a estas.
b. A LAR recolhe e trata os dados supracitados nas seguintes situações:
i. A nível do Departamento de Recursos Humanos:
- Nos processos de recrutamento e contratação de colaboradores (dados sobre a saúde, endereço, filiação, agregado familiar, remuneração, qualificações, experiência profissional, entre outros).
- Nos processos de gestão do contrato de trabalho, (dados sobre desempenho, folhas de pagamento, férias, assiduidade, entre outras).
- Nos processos disciplinares.
ii. A nível do Departamento Comercial:
- Na relação com clientes
- Nos processos de elaboração de propostas comerciais,
- No tratamento de dados pessoais obtidos através do agendamento de reuniões
- Nas negociações com vista a celebração de engajamentos comerciais;
- No processo de cadastro de clientes.
iii. A nível do Departamento de Compras
- Na relação com fornecedores em processos de negociação, na recepção de propostas comerciais, no tratamento de dados das partes inseridos nos contratos a assinar e no tratamento de toda a informação confidencial que tenha acesso n âmbito das suas funções especificas;
iv. A nível do Departamento Financeiro:
- Nas relações comerciais estabelecidas com clientes e fornecedores tais como os contactos, as coordenadas bancárias e toda a informação financeira;
- Na relação com terceiros no contexto do reporte de informação financeira;
- Na relação com trabalhadores no contexto de adiantamentos e/ou pagamentos dos salariais, acesso a coordenadas bancárias e contactos de endereço de índole privado.
v. A nível do Departamento Jurídico e de Conformidade
- Nos processos de averiguação integral ou reduzida de terceiros
- Na elaboração de contratos e ofícios, na gestão do canal de denúncias, nos processos laborais onde venha a emitir opinião, nas informações dos acionistas e qualquer comunicação trocada com entidades publicas e privadas que não sejam de conhecimento ou devam ser de conhecimento publico.
vi. A nível do Departamento de Segurança Patrimonial
- Nos processos de acesso físico às instalações da LAR;
- No monitoramento por câmaras de segurança e gravações que dai possam advir;
- No tratamento interno e externo de gravações de dados obtidos por GPS colocado nos equipamentos de transporte detidos pela LAR.
2.2 Entidade Responsável pelo Tratamento
A entidade responsável pelo tratamento dos dados é a LAR, enquanto pessoa colectiva de direito privado, que determina as finalidades e os meios de tratamento a serem utilizados neste processo.
A LAR, no exercício das suas obrigações de proteção dos dados que venha a obter, cumpre integralmente as disposições previstas no regime geral aplicável, em articular, na Constituição da República de Angola, na Lei da Protecção de Dados Pessoais, na Lei n.º 22/11, de 17 de Junho, na Lei Geral do Trabalho, Lei n.º 12/23, de 27 de Dezembro, na Lei da Videovigilância, Lei n.º 2/20, de 22 de Janeiro, e no Regulamento da Lei da Videovigilância, aprovado pelo Decreto Presidencial n.º 308/21, de 21 de Dezembro.
2.3 Encarregado da Protecção de Dados
O DJC será o departamento responsável pelas comunicações entre a LAR e a Agência Nacional de Protecção de dados “APD”, bem como pelas seguintes tarefas:
a. Receber reclamações e comunicações dos titulares dos dados pessoais, prestar esclarecimentos e adoptar providências necessárias nos termos da presente politica e da lei ou regulamentos em vigor.
b. Orientar os colaboradores a respeito do procedimento ou procedimentos a serem observados, em relação à protecção de dados pessoais.
c. Coordenar as acções que visam a implementação da Política, nomeadamente, a elaboração e execução de um plano de formação a ser ministrado às principais áreas da LAR, que lidem com dados pessoais.
d. A APD e os titulares de dados pessoais podem contactar a LAR através do DJC, por intermédio do seguinte endereço de email: compliance@lobitoatlantic.co.ao
2.4 Forma ou Meios de Tratamento dos Dados Pessoais
a. Os dados recolhidos pela LAR na relação com os colaboradores, e parceiros de negócio são tratados em conformidade com os preceitos legalmente aplicáveis, nomeadamente de forma sigilosa, transparente, lícita e leal; sendo considerados apenas para as finalidades preconizadas, explícitas e legítimas, sem que possam ser tratados de modo incompatível com os fins pelos quais foram fornecidos.
b. No caso de tratamento de dados em sistema de videovigilância e/ou outros meios de controlo eletrónico, seguir-se-á a regra geral para a recolha e tratamento de dados sensíveis, nos termos da Lei de Protecção de Dados, que passa, precisamente, em disponibilizar, nos locais com o sistema instalado, informação relativa a existência dos mesmos, acrescido do nome, endereço, número de telefone e e-mail do responsável pelo tratamento dos dados.
c. Em caso de tratamento de dados por meio de gravação de chamadas, a LAR apenas fá-lo-á para efeitos de provas de transacções, desde que haja:
(i) Consentimento prévio, expresso e inequívoco do titular de dados; e
(ii) Autorização prévia da APD, salvo as gravações que envolvem os serviços públicos e que relatem situações de emergência, devendo haver notificação prévia à APD
d. Os dados são limitados e adequados à necessidade e às razões pelas quais foram solicitados, devendo ser tomadas as devidas medidas para assegurar que sejam apagados ou rectificados os dados inexactos, ininteligíveis ou incompletos, e que sejam conservados, de forma a permitir a identificação dos seus titulares.
e. O não acautelamento do disposto no número acima poderá levar a uma averiguação interna e consequente instauração de procedimento disciplinar, se se aferir uma violação expressa, clara e evidente do seu teor por quem devia saber ou atuar em conformidade, nomeadamente quanto aos termos implícitos de confidencialidade dos dados obtidos.
2.5 Finalidades do Tratamento
Os dados pessoais são recolhidos pela LAR para as seguintes finalidades:
a. Recrutamento e gestão do capital humano da LAR;
b. Gestão das relações comerciais, pré-contratuais e contratuais entre os
particulares, pessoas colectivas privadas e/ou públicas e a LAR, nomeadamente, a celebração e execução de contratos.
c. O cumprimento de obrigações regulatórias, relacionadas, nomeadamente, com a prevenção e controlo de fraude, com o combate ao branqueamento de capitais e financiamento do terrorismo ou com obrigações em matéria fiscal;
d. A adopção de meios e procedimentos de segurança das pessoas e bens que impliquem, em determinados casos, a recolha de imagens no contexto da videovigilância;
e. Relativamente aos dados dos representantes das empresas, os mesmos são recolhidos para efeitos de representação dos seus mandantes;
f. Gestão de processos que tratam de reclamações;
g. Apresentação de propostas comerciais a potenciais clientes;
h. Tratamento e prestação de informação obrigatória e resposta a pedidos de auditores externos, no âmbito do cumprimento de obrigações legais em vigor, bem como em resposta de pedidos de autoridades públicas tais como os Tribunais, a Procuradoria-Geral da República, ou quaisquer órgãos de polícia, desde que no âmbito de um processo identificado;
i. Gravação de chamadas com finalidade de prova, quando consentidas por seu titular ou autorizadas pela APD, e quaisquer outras comunicações respeitantes à relação comercial ou ao cumprimento de obrigações legais.
2.6 Comunicação de Dados às Instituições
a. Em regra, a comunicação dos dados pessoais apenas pode ser feita pela LAR a instituições públicas e/ou privadas mediante consentimento inequívoco e expresso dos seus titulares ou notificação à APD. No entanto, o consentimento prévio do titular é afastado nas seguintes situações:
I. Determinação legal ou decisão judicial;
II. Recolha dos dados através de fontes públicas;
III. Execução de contrato de que o titular é parte ou da formação de um contrato ou declaração negocial;
IV. Cumprimento de obrigação legal; e
V. Prossecução de interesse público definido pela lei.
b. Ademais, a comunicação dos dados entre instituições e as autoridades judiciais e de investigação criminal apenas carece de autorização prévia da APD.
c. Nos casos em que a LAR partilhar os dados a um subcontratado, para além de garantir a observância dos requisitos, compromisso formal deste acatar as suas instruções e notificação à APD, deve assegurar o cumprimento das obrigações do subcontratado, nomeadamente, não comunicar os dados pessoais a outros destinatários, cumprir as medidas e níveis de segurança e destruir ou devolver os dados a LAR, conforme o contrato.
2.7 Conservação dos Dados e Medidas de Segurança
a. O tratamento dos dados pela LAR manter-se-á na medida do necessário para o cumprimento das disposições legais e contratuais aplicáveis, nomeadamente, das que decorrem do estabelecimento de relações com os seus colaboradores, e parceiros de negócio.
b. Não obstante ao facto de a lei não determinar um prazo para a conservação dos dados, a LAR deve tomar todas as medidas de segurança necessárias para protegê-los, nomeadamente, do acesso indevido, extravio ou perda, alteração ou destruição ilícita, mesmo depois do termo das relações com os titulares dos dados.
2.8 Direitos dos Titulares de Dados Pessoais
1. Nos termos da lei aplicável, aos titulares de dados pessoais assistem os seguintes direitos:
a. Direito de Informação, que consiste no direito dos titulares dos dados em serem informados pela LAR, entre outros aspetos, sobre a finalidade do tratamento dos dados, a quem os mesmos podem ser comunicados, quais os direitos que lhes assistem e em que condições os podem exercer, bem como quais os dados que têm de fornecer obrigatoriamente;
b. Direito de Acesso, que consiste no direito dos titulares dos dados acederem aos respectivos dados pessoais que, por si, tenham sido fornecidos, sem restrições, sem demoras ou custos excessivos, bem como saber quaisquer informações disponíveis sobre a origem desses dados;
c. Direito de Rectificação, que consiste no direito dos titulares dos dados exigirem que os seus dados sejam exatos e actuais, podendo solicitar a sua rectificação junto da LAR;
d. Direito de Eliminação, que consiste no direito dos titulares dos dados exigirem a eliminação dos seus dados pessoais dos registos da LAR quando os mesmos deixem de ser utilizados para as finalidades para que foram recolhidos;
e. Direito de Oposição, que consiste no direito dos titulares dos dados se oporem, a seu pedido e gratuitamente, ao tratamento, pela LAR, dos seus dados pessoais para determinado efeito, quando as razões da reivindicação forem legítimas e aceitáveis;
f. Direito à Reclamação junto da APD, que consiste no direito de apresentar, sem prejuízo de qualquer outra via de recurso administrativo ou judicial, uma reclamação a uma autoridade de controlo.
2. Para o exercício de qualquer dos seus direitos, incluindo de acederem aos seus dados ou solicitarem a sua retificação, eliminação ou oporem-se ao seu tratamento nos termos da lei, os titulares dos dados poderão dirigir-se a LAR ou contactar o DJC através dos canais disponíveis.
2.9 Eventos LAR e Responsabilidade Social
a. Os dados pessoais recolhidos pela LAR no âmbito da Responsabilidade Social, correspondem a dados de identificação e, quando consentido, os dados de imagem e voz e são recolhidos com a finalidade de promoção, divulgação dos eventos da LAR e de responsabilidade social que inclui a captação e o tratamento de imagens dos participantes nos respectivos eventos.
b. No caso da LAR receber um pedido expresso, por escrito, requerendo a não divulgação de determinados dados, nos termos do presente cláusula, encetará todos os meios para que tais dados não sejam partilhados, independentemente da alínea a) acima.
2.10 Medidas a Tomar em Caso de Incumprimento
a. Os casos de inobservância das normas estabelecidas pela presente Política deverão ser imediatamente comunicados ao Departamento de Recursos Humanos “DRH” e ao Departamento Jurídico e de Conformidade “DJC”, podendo resultar em responsabilidade disciplinar, incluindo o despedimento, ou responsabilidades civis e criminais das partes envolvidas.
b. Os casos que representem violações do sistema de controlo interno estabelecido, serão objecto de discussão no âmbito do Comité de Conformidade e posterioremente remetidas a decisão do Conselho de Administração CA da LAR, para execução de quaisquer medidas necessárias.
3. ENQUADRAMENTO REGULAMENTAR
- Constituição da República de Angola;
- Lei da Protecção de Dados Pessoais, Lei n.º 22/11, de 17 de Junho;
- Lei Geral do Trabalho, Lei n.º 12/23, de 27 de Dezembro;
- Lei da Videovigilância, Lei n.º 2/20, de 22 de Janeiro; e
- Regulamento da Lei da Videovigilância, aprovado pelo Decreto Presidencial n.º 308/21, de 21 de Dezembro.
4. ENTRADA EM VIGOR
A presente política entra vigor na data da sua publicação em Ordem de Serviço.